Educação digital como estratégia de onboarding

O início de um colaborador numa nova empresa geralmente é marcado por expectativas e motivação. É o momento de dar os primeiros passos e construir uma nova história profissional, mas é também uma etapa repleta de incertezas e desafios. Como facilitar a adaptação deste novo colaborador e trabalhar a sua motivação de forma estratégica?

Uma boa prática é ligar o propósito do colaborador ao da empresa logo nos primeiros contatos. Este vínculo inicial aumenta as chances de permanência e desperta o espírito de colaboração na procura de resultados.

Dar formação aos novos integrantes é um ótimo caminho para reduzir o turnover e aumentar a produtividade.

O processo de onboarding, como o próprio nome indica, ajuda a embarcar o novo colaborador, de modo a que este entenda rapidamente a organização e o objetivo do seu trabalho junto da restante equipa, para além de diminuir o tempo que alguém leva a adaptar-se e a atingir o máximo do seu potencial profissional.

Se o objetivo é proporcionar uma experiência sem limitação de tempo nem lugar, uma estratégia de educação digital pode ser uma boa alternativa. Esta permite que os colaboradores sejam recebidos da mesma forma independentemente do local onde estão, que tenham autonomia para consultar o material sempre que necessário, para além de facilitar a constante atualização dos diversos materiais educativos. Afinal de contas, as empresas estratégicas estão sempre à procura de inovação.

Se se quer aventurar com uma estratégia de educação digital, mas não sabe por onde começar a estruturar seu programa de onboarding pense em como este novo colaborador vai preferir aprender e com que dispositivo.

Onboarding é para minha empresa?

O próprio significado do termo já diz muito: embarcar. Se considerar que todos os colaboradores da sua empresa estão no “mesmo barco”, nada é mais justo do que receber os novos de uma forma estratégica, fazendo-os sentir como parte dessa embarcação. Nesse momento é possível:

  • Mostrar o trajeto da empresa.
  • Quem são as pessoas que conduzem “o barco”.
  • Qual o papel de cada um nessa embarcação.

Não deve haver uma única empresa que sequer questione a importância de planear estes primeiros dias de trabalho dos novos colaboradores. Mas ao mesmo tempo, não há um departamento de pessoas que não precise de lidar com o equilíbrio entre a importância de um momento de aproximação e a necessidade de que o novo colaborador seja produtivo e gere resultados o mais rápido possível. Afinal, estamos a falar de negócios!

Do outro lado desta história está o colaborador! Todos nós já estivemos nesse lugar e podemos nos lembrar de como é: uma série de expectativas, uma avalanche de novidades, normalmente um misto entre curiosidade e vontade de fazer logo acontecer.

Ora, vejamos:

  • A empresa tem o desafio de mostrar a sua história e cultura e o novo colaborador está curioso para saber!
  • O colaborador quer colocar logo em prática os seus conhecimentos e a empresa quer ver resultados o quanto antes!

Parece a química perfeita, não é? Mas existem alguns desafios que têm de ser considerados para que este momento seja, de facto, efetivo.

É aqui que uma boa estratégia de educação digital pode fazer a diferença.

Ligue o colaborador à cultura da empresa

Uma organização tem vida e personalidade próprias, o que podemos chamar de cultura organizacional. Normalmente (ou pelo menos é o que se espera!), os textos de missão, visão e valores estampados nas páginas institucionais das empresas contam-nos resumidamente qual é a cultura da organização. Contudo, esta cultura, no dia a dia, é criada e mantida pela forma de agir, de se relacionar, pelas crenças e experiências dos colaboradores. Então, mesmo que um colaborador aprenda a visão, missão e valores de uma empresa não existe a garantia de que este fique também a conhecer a sua cultura.

Além disso, a cultura é viva! Possivelmente, numa mesma empresa, equipas orientadas pelos mesmos processos, trabalham e relacionam-se de uma forma diferente. E isto torna-se cada vez mais notável considerando os desafios que as empresas enfrentam num mercado cada vez mais veloz e inovador.

Como se isso não bastasse, é preciso lembrar que cada novo colaborador tem uma história de vida e mesmo que seja difícil customizar uma recepção individual, é possível planejar ações que considerem as suas experiências pessoais. Assim, com uma mesma estratégia a empresa precisa de:

  • Contextualizar e dar suporte ao colaborador que chega ao seu primeiro emprego, ao mesmo tempo que deve sensibilizar o talento que possui anos de experiência profissional demonstrando que a sua vivência é importante para o negócio.
  • Comunicar com profissionais de staff e área meio, que não estão necessariamente ligados com o negócio da empresa, mas que são essenciais, com a mesma mensagem que transmitem aos especialistas e técnicos.
  • Reforçar os valores e a cultura da organização para pessoas com as mais variadas experiências de vida.
    É neste contexto de aproximação que os cursos de onboarding EaD ganham cada vez mais espaço nas organizações e podem ser uma estratégia única ou parte de uma ação maior que envolva outras comunicações e encontros presenciais.

Conheça algumas vantagens de incluir o digital na experiência de aprendizagem:

  • Flexibilidade

Por ser online, estas soluções chegam a qualquer pessoa, tempo ou lugar. Empresas que estão presentes em diferentes localidades, por exemplo, podem garantir que a mesma mensagem seja transmitida, independentemente de distância física. Para além disso dá autonomia ao colaborador para aceder aos conteúdos sempre que tiver dúvidas ou quiser retomar algum assunto.

  • Identidade

A partir de um design instrucional bem pensado de acordo com os objetivos da empresa, as experiências de onboarding podem ganhar um nível de customização maior do que os métodos tradicionais, atingindo de uma forma mais pontual os diversos perfis.

  • Acompanhamento

As plataformas que servem como instrumento para as experiências EaD entregam também relatórios e indicadores que ajudam a fazer análises e revisões de percurso mais rápidas e assertivas.

Para que entenda isto melhor, vejamos na prática o case do curso de onboarding que o DOT digital group produziu para a empresa Flex Contact.

  • Desafio

Acolher os novos colaboradores da Flex Contact e prepará-los para os seus primeiros dias de trabalho dando-lhes uma visão sobre quem é a Flex, a sua cultura e a carreira que podem construir lá.

Mas este parece o desafio de qualquer onboarding… E de certa forma é! Mas existia mais por detrás disso:

A Flex tem uma grande rotatividade de profissionais, e por isso o onboarding presencial tinha de acontecer semanalmente. Por outras palavras:

  • A duração da formação era de 6 a 8h concentradas num só dia.
  • Pelo menos 1x na semana, um profissional passava um dia inteiro repetindo as mesmas informações da semana anterior.
  • Como é natural, a interação presencial e o factor humano não garantia que as informações eram passadas sempre da mesma forma, até porque nas diferentes unidades da Flex eram pessoas diferentes que o faziam.

Perante isto, o desafio para Flex era também:

  • Otimizar o tempo dos seus colaboradores – alguém dos RH ganharia um dia a mais por semana para se dedicar a outras funções.
  • Otimizar a aprendizagem dos novos colaboradores e os seus primeiros dias de trabalho.
  • Uniformizar as informações trabalhadas no onboarding entre todas as unidades da empresa.
  • Atingir todos estes resultados e ainda fazer com que o novo colaborador se sentisse calorosamente recebido!

Solução

Percursos de aprendizagem compostos por pequenas doses de aprendizagem, ou seja, soluções curtas, focadas, objetivas, completas e independentes.

Os percursos contavam com aproximadamente 13 shots de aprendizagem com uma duração de 1 a 2 minutos. O novo colaborador tem liberdade para consumir estas pequenas doses de aprendizagem dentro dos 5 primeiros dias de trabalho com uma recomendação de 2 a 3 “shots” por dia. Assim, já no primeiro dia este poderia ter contato com a sua equipa, trabalho, ferramentas de sistema e seria produtivo mais rápido ao mesmo tempo que poderia aproveitar os conteúdos de uma forma mais distribuída, facilitando assim a absorção de tanta informação nova!

Para além disso, incluímos algumas atividades de aprendizagem, as quais além de reforçar o conteúdo, geram um indicador de aproveitamento dos alunos.

➔ Inteligência verbal: compreensão de texto.

➔ Inteligência espacial: atuação no cenário virtual proposto.

➔ Inteligência cinestésica: destreza no manuseio do rato.

Contudo, sabendo que se trata da chegada numa nova empresa e que a contratação já pressupõe que o novo colaborador teve sucesso numa série de testes, estas atividades foram desenvolvidas de uma forma lúdica, em género de desafio ou meta, fortalecendo a cultura de trabalho da empresa e ao mesmo tempo não desanimando os novos colaboradores.

Por fim, os profissionais do setor de desenvolvimento humano estariam livres para realizar outras ações de acolhimento, garantindo a integração pessoal que é tão importante para a Flex Contact.

Conheça as tecnologias que apoiam o Onboarding.

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